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檔案業務常見問題解答

發布時間: 2013-07-17    訪問次數:    字體:【 】      
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1、問:我們學校於2013年建成校舍(列為寧波市重點工程),但尚未通過竣工驗收,但建設單位打電話過來要把基建檔案移交我校檔案室。我記得培訓時老師曾提到:“項目檔案驗收合格後,建設單位應按合同及規定的要求,在項目正式通過竣工驗收後三個月內,向使用單位及其他有關單位辦理檔案移交”。如此校舍尚未通過驗收,就將檔案匆忙移交使用單位(我校)是否合理?
   答:代建單位這樣做是不太合理,第一,學校這個項目是寧波市重點建設項目,必須由檔案行政管理部門進行檔案專項驗收,通過以後才可以進行綜合竣工驗收,再辦理向學校綜合檔案室移交手續。第二,項目的其中一部門文件資料還得移交給城建檔案館。這二項工作一定要做的,否則學校綜合檔案室不能確定材料的齊全、完整、准確。

2、問:關於科技檔案的分類和歸檔:我公司是高速公路公司,現在已經竣工驗收完畢,建設期的基建的科技檔案已經歸檔。現在公司主要工作是高速公路的道路日常養護、綠化養護、路面沉降加鋪、小修保養、坑洞修復、房屋的維修、橋梁維修或加固等,請問這些形成的文件,是否還需作為科技檔案歸檔,如果要歸檔,該怎樣分類。
   答:上述文件材料依就歸入科技檔案,可以按年度─項目分類組卷。

3、問:國家新出台的企業檔案保管期限表包括科技檔案嗎。一般設備檔案保管幾年﹔基建檔案保管幾年。我們企業的業務類合同非常多。根據國家新出台的企業檔案保管期限表要永久保存?
   答:國家新出台的企業檔案保管期限表主要是指管理類檔案保管期限表,主要包括企業經營管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作等。
 《規定》第十二條  企業產品生產和服務業務、科研開發、基本建設、設備儀器、會計、干部與職工人事等文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國家有關規定、標准,結合企業實際執行。
 《規定》第七條  企業檔案的保管期限定為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。

4、問:本單位印發的〈關於開展慈善一日捐活動的通知〉和〈關於做好資產清查工作的通知〉,這樣的文件我認為存10年,但按照本單位形成的文件材料是歸檔的重點,這類的保管期限是10年還是歸30年。
   答:第一份如果是有文號以紅頭文件形式下發的,和單位工作人員捐款的清單一起,就歸10年,如果不是以紅頭文件下發的,就不用歸檔,隻歸單位工作人員捐款的清單就可以了。
   第二份文件:是不是你們單位的主要業務工作,如果是的話,就歸30年,如果不是的話,就歸10年。

5、問: 機關檔案業務建設規范中提到編寫頁碼統一在每頁材料的右上角,左上角。請問老師現在是不是有新的規范?
   答:文書檔案頁碼編法一般是正面的右上角,背面有字的就敲在左上角。

6、問:科技檔案的長期是幾年?
   答:科技檔案的保管期限分為永久、長期、短期。長期一般60年。

7、問:我們工程結束後,有很多做廢圖紙和資料要處理,請問寧波有檔案局指定的銷毀地點嗎?我們公司在寧海。
   答:若是保密廢紙,請與當地保密局聯系﹔如不是保密廢紙可自行處理。

8、問:想問下可有文件規定科技檔案、文書檔案、財務檔案等的范圍?在哪裡可以找到這些文件或內容?
   答:在寧波檔案網的政策法規下可以找《會計檔案管理辦法》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》。

9、問:干部任免的專題索引怎麼做,怎麼樣的表格格式,能不能用表格形式舉幾個例子。
   答:姓名,性別,年齡(出生日期),任職崗位和級別,任職時間等要素要齊全,有的還可加上民族、黨派、籍貫等情況。

10、問:請問1.廢舊印章需要作為印章檔案保存嗎?保存年限有規定嗎? 2.現在的照片都是數碼相機拍的,是否隻需用光盤刻錄保存即可?
    答:1、需要保存,長期。  2、需刻錄光盤,重要的、有代表性的仍須沖洗。

11、問:1、檔案移交時,裡面資料的清單是否要一式二份,復印給當事人一份呢?因我司檔案建的都是一戶一檔,復印的話,份數太多了,是否可以建一份移交登記簿,寫明材料內容、份數、移交日期、移交人,接交人,就可以了呢?
        2、移交日期是否以最後修整完畢的日期為准?
        3、卷內目錄中的日期,如果一張表格中有多個日期,比如申請日期、調查日期、審批日期,那卷內目錄中的日期是否以審批日期為准?
    答:1、需一式兩份。
        2、以修改完畢的日期為准。
        3、卷內目錄以文件的落款日期為准。

12、問:實物檔案案卷號通常用哪個字母表示,怎樣表示整個案卷號如“H1-1”更好。
    答:如果你們單位自己有編號,就按照自己的編號﹔如果未分類,也可用大流水號編寫。

13、問:請問科研檔案應該怎麼整理為正確呢?我是按照所有課題的開題材料為一卷,所有課題的結題材料為一卷(注:我單位的開題材料和結題材料均不多),然後時間是按照結題的年度的,比如:某個課題是06開題-07年結題的,我就全部歸為07年,這樣可以嗎?
    答:課題結束以後歸檔,歸入課題結束的一年﹔組卷是以一個課題從立項到結束的材料來組卷的。

14、問:在整理檔案時,應該以正文下面的發文日期為准還是以印發文件日期為准?
    答:領導簽發日期為准,也就是蓋紅章的發文日期為准。

15、問:特種載體檔案具體如何分類?
    答:有照片檔案、光盤檔案、錄音、錄像檔案、實物檔案、印章檔案。其中實物檔案包括:證書、獎牌、錦旗、匾、字畫等。

16、問:標准的醫院人事檔案要分幾大類,具體有哪些?
    答:根據1991年4月2日中央組織部國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》,人事檔案分為十大類。第一類是履歷材料﹔第二類是自傳材料﹔第三類是鑒定、考核、考察材料﹔第四類是學歷和評聘專業技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料)﹔第五類是政治歷史情況的審查材料(包括甄別、復查材料和依據材料,黨籍、參加工作時間等問題的審查材料)﹔第六類是參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料﹔第七類是獎勵材料(包括科學技術和業務獎勵、英雄模范先進事跡)﹔第八類是處分材料(包括甄別、復查材料,免於處分的處理意見)﹔第九類是錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國,退(離)休、退職材料及各種代表登記等材料﹔第十類是其他可供組織上參考的材料。

17、問:單位內部黨政文件手寫的草稿還需要存檔嗎,有些文件是直接電腦起草打印的也沒手寫搞,現在我們內部每發文前領導會在發文稿紙上簽字(稿紙上印有文號、標題、簽發人等),採用正式文件+一頁發文稿紙歸檔,可否?
    答:如果文件形成過程中沒有手寫草稿的話,就不存在歸檔的問題。現在一般都採用正式文件+文件簽發單的形式歸檔,所以你說的是可行的。

18、問:請問,到期的會計檔案鑒定銷毀程序怎樣,涉及到的銷毀清冊能否提供樣本?我們公司上面有集團公司在,銷售清冊除了本公司單位負責人簽字後還需集團負責人簽字嗎?
    答:會計檔案到期後,經過財務部門和檔案部門的鑒定,確無保存價值的,可以銷毀。要出具鑒定報告,並有銷毀清冊,銷毀清冊實際上就是要銷毀的會計檔案的案卷目錄。銷毀的批准文件要單位負責人簽字,如果集團公司有規定,按照規定執行。具體檔案銷毀時,要兩個人監銷,並在每一頁的銷毀清冊上簽字。

19、問:我校是1978年開始建檔的,如果採用密集架的話,檔案庫房的面積標准應是多少?
    答:檔案庫房的面積標准不一定,這要看你單位條件,一般是能容納你單位15年保存的檔案。

20、問:招投標文件應該如何歸類?
    答:按招投標程序進行歸類,還要注意對評標、議標過程中的專家意見、會議紀要以及中標通知書的材料收集。

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