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基建檔案如何整理?

發布時間: 2014-05-12    訪問次數:    字體:【 】      
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答:一、整理原則

1、遵循基建檔案的自然形成規律,保持檔案材料之間的有機聯系,便於保管和利用。

2、充分利用原有的整理基礎。

3、區分不同項目,保持各工程項目文件的成套性。同一工程項目內,應包含工程的前期准備、設計、施工、竣工驗收、管理使用、維修、擴建、改建的全過程。

     二、整理方法與步驟

 一般分兩個過程完成:

1、文件材料形成之後,由基建部門或基建人員在本單位綜合檔案室檔案員的協助下進行整理─組織保管單位進行基本編目─向綜合檔案移交歸檔﹔

2、移交之後,由本單位綜合檔案室檔案人員對保管單位進行排列、編制檔案分類目錄以及零散文件的補充整理。

基建檔案的整理工作包括以下步驟:

對文件材料的鑒別、分類、組織保管單位編目、裝訂、排列編號等。

1、對文件材料屬性的鑒別

⑴ 文件材料屬性的鑒別

就是將基建文件同其它文件,如房地產權文件(包括房改文件)、黨務政務文件、設備文件、科研文件、教學文件及科技資料等區分開來。

應注意:凡與某項目基建工程聯系密切的管理性文件材料,應納入該項工程與相關文件材料一並整理歸檔。關於基建、設備的一般管理性文件,如不涉及具體工程項目或設備,應納入文書檔案整理,有關基建項目的訴訟材料應納入文書檔案。

⑵ 完整性的鑒別

項目文件材料應嚴格依照歸檔范圍收集齊全、完整成套,在一套工程項目文件材料內不能缺項,在一份文件材料內不能缺張少頁。

⑶ 准確性的鑒別

檔案的准確性指檔案的內容真實反映工程竣工時的實際情況和

建設全過程。

⑷ 保存價值的鑒別

目錄確定保管期限,依照基建文件材料保管期限表進行。

2、分類

⑴ 單位基建項目少,形成的文件材料也少,隻設基建檔案大類,可與房地產權檔案合並稱基建房產檔案。如果基建項目較多,且工程復雜,形成的文件材料較多,在大類下按工程性質或項目設置二級類目。

⑵ 編碼:大類採用漢語拼音字母法。基建檔案---J﹔二級類目採用阿拉伯數字。大類與二級類目代碼一律連定,如J1J2。類目代碼與案卷號在同一行書寫的,其間一律用“- -”隔開,如J- -5J1- -3﹔分成兩行書寫的不使用間隔符號。

3、組卷方法

⑴ 按子項工程分別組卷。如主檔與裙檔、土建與水電安裝、裝飾、消防、人防、排污工程等分別組卷。

⑵ 按階段組卷。主要分為建設前期(立項、規劃、征地、基建計劃、報建、招投標、工程承包及水文地質勘探等)、設計院(初步設計與技術設計或擴大初步設計、施工圖設計)、施工(工程施工全過程)、竣工驗收、管理使用5個階段,每一個階段視文件材料數量多少組成一卷或多卷。

⑶ 按問題組卷。適用於管理性文件。例如征地拆遷補償問題,土地登記發證可組成專卷。

⑷ 按專業性質組卷。一般可分建筑、結構、給排水、電氣照明、採暖、通風空調等。不同專業分別組卷。如施工圖、竣工圖。

⑸ 按名稱組卷。如工程預、決算專卷、產權、使用權證專卷。

3、卷內文件材料的排列

⑴ 單項工程文件材料少僅組成一個保管單位的,按以下順序排列:

依據性材料→基礎性材料→設計文件→施工文件→竣工驗收文件。

⑵ 圖樣材料的排列

   有圖樣目錄,按目錄順序排列﹔

   無目錄的,一般按圖紙內容的主次關系編排。

如基本圖在前,詳圖在後﹔總體圖在前,局部圖在後﹔主要部分在前,次要部分在後﹔布置圖在前,構件圖在後。一般的排列順序是:總體布局圖→系統圖→平面圖(立面圖、剖面圖)→大樣圖。

⑶ 文字材料的排列

① 按問題排列:區分不同問題,按問題重要程度、因果關系排列。

② 按時間順序排列:同一個問題形成的文件,按時間先後順序排列。

③ 按邏輯關系排列:密不可分的文件材料應依序排列在一起。如批復在前,請示在後﹔正件在前,附件在後﹔印件在前,定稿在後。

⑷ 圖文混合材料的排列

一般文字在前,圖樣在後。但若文字材料是對圖樣材料進行補充或局部性的一般說明,則文字材料應排在圖樣材料之後。

   三、編 目

內容包括:編寫件號、頁號﹔填寫卷內文件目錄、備考表、封面、脊背。

1、文件及裝訂的保管單位內每份文件(單張圖紙視為一份文件),必須按順序編寫件號,逐件編寫小流水頁號﹔單頁文件(單張圖紙)不編頁號。每份文件須加蓋檔號章,一般蓋在每件首頁的右上方,首頁如不適宜蓋的可加蓋在次頁或背面適當位置。

2、案卷及裝訂的保管單位按卷內文件順序編寫大流水頁號,不需編寫件號和蓋檔號章。

3、頁號編寫:不論採用哪一種裝訂形式,均以有書寫內容的頁面編寫頁號,單面書寫的編在右下角,雙面書寫的,正面編在右下角,背面編在左下角。

4、案卷封面、卷內文件目錄(原有圖樣目錄除外)、卷內備考表不編寫頁號。

5、如原來編有頁號又需重新編號時,應在原編號上畫斜線以示原頁號作廢。

6、填寫檔號章內容,編寫頁號,一般用鉛筆。

附:基建檔案整理方法、分類及保管期限表

序號

條款名稱

保管期限

1

可行性研究報告、任務書(項目建設書及批復)

永久

2

施工文件:施工圖設計、設計評價鑒定及審批文件

永久

3

工程管理文件:承包合同、協議書、招標、投標文件;  

施工執照﹔環保、消防、衛生等文件﹔水、暖、電、煤氣供應協議書。

永久

4

施工文件:土地施工文件(開工報告﹔交工驗收記錄證明﹔施工總結、技術總結﹔竣工報告、竣工驗收報告)。

設備及管線安裝施工文件:開工報告﹔中間交工驗收記錄證明 、工程質量評定﹔竣工報告、竣工驗收報告。

電氣、儀表安裝施工文件:開工報告﹔中間交工驗收記錄、工程質量評定﹔竣工報告、竣工驗收報告。

永久

5

竣工驗收報告:項目竣工驗收報告、全部竣工圖、項目質量評審材料、工程現場聲像材料、竣工驗收會議文件。

永久

6

財務管理:工程概算、預算、決算。

永久

7

有關外單位的重要來往函件

長期

8

基建工作計劃、總結

長期

 

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